Vergaderingen zijn dingen die heel vaak voorkomen. En dingen die heel vaak voorkomen en hetzelfde blijven, worden vanzelf saai. Maar je wilt natuurlijk resultaat halen uit een vergadering. Tijdens de ideale vergadering deel je nuttige informatie, worden problemen opgelost, worden beslissingen gemaakt en heb je geen uitloop. Maar hoe maak je dat waar? Lees hier onze beste tips om de vergaderingen weer leuk en effectief te maken.
Een andere vergaderlocatie
Het is moeilijk, maar soms moet je toegeven dat de vergaderruimtes op kantoor niet heel inspirerend zijn. Daarnaast kom je snel vast te zitten in een routine (= voorspelbaar; = saai). Wat kun je daar aan doen als je niet echt een andere optie hebt? Probeer eens een vergaderruimte op een andere locatie. Vergadercentrum Vredenburg bijvoorbeeld heeft een aantal inspirerende ruimtes voor grote en kleine groepen.
Gebruik afbeeldingen
Het is gemakkelijk om de concentratie te verliezen tijdens vergaderingen. Ben je verveeld, dan wil je al snel andere dingen doen, bijvoorbeeld even je telefoon checken. Het kan immers vermoeiend zijn om aandachtig op te blijven letten bij veel informatie die op dezelfde manier wordt overgebracht. De meest eenvoudige oplossing die je kan gebruiken in je vergadering: gebruik video en foto’s. Video en foto’s verbeteren de aandacht. Daardoor houden je collega’s automatisch de informatie beter vast en heb je een effectievere vergadering.
Begin de vergadering op een raar tijdstip
Begin eens in plaats van op de gebruikelijk 09:00 uur, op de vreemde tijd 09:07. En begin dan ook echt stipt op die tijd. Een ongebruikelijke tijd is niet alleen handig om collega’s het moment van de vergadering te onthouden. Het zorgt er ook voor dat je brein de standaard vergadering niet associeert met saai en voorspelbaar. Dit is dus een erg makkelijke manier die geen extra moeite vereist om de vergadering beter te beginnen.
Bedank je collega’s
Wil je een gemotiveerd team zien tijdens de vergaderingen? Onthoudt dan dat er een ding is dat ons heel erg motiveert: waardering. Dit gaat hand in hand met intrinsieke motivatie. De meeste mensen voelen zich namelijk het meest gemotiveerd om meer te te doen als ze het gevoel hebben dat ze iets waardevols bereikt hebben of bereiken. Bedank daarom je collega’s voor hun aanwezigheid en de moeite die ze hebben gestoken in het werk. Neem deze tips mee en maak het een stuk leuker voor je collega’s om deel te nemen aan de vergaderingen.